KünstlerInnen kontaktieren

Nachdem man sich für eine Veranstaltung entschieden hat, sollte man baldmöglichst Kontakt zu den gewünschten AutorInnen, KünstlerInnen, MusikerInnen etc. aufnehmen.

Die Kontaktadressen von AutorInnen erhält man in der Regel über den Verlag. Weitere An­sprechpartner sind Literaturinstitutionen, Interessensverbände, Künstleragenturen usw. Außerdem bietet sich die Teilnahme an den von Verlagen organisier­ten, meist zweimal jährlich stattfindenden Lesereisen (Frühjahrs-, Herbstproduktion) bestimmter AutorInnen an. Informationen hierzu gibt es in den Verlagsvorschauen, bei den Verlagen selbst oder auf Messen. Wenn man regelmäßig Veranstaltungen organisiert, empfiehlt es sich außerdem, sich in den Presseverteiler der Verlage aufneh­men zu lassen. 

Viele AutorInnen haben mittlerweile eine eigene Website, der Kontaktdaten entnommen werden können. Informationen über den Kontakt zu KünstlerInnen anderer Sparten, und hier vor allem aus den Bereichen Theater und Musik, werden ebenfalls häufig auf Websites angeboten. Auch Interessensver­bände können in der Regel mit Kontakten weiterhelfen.

In einem ersten Gespräch mit dem Künstler oder der Künstlerin sollte die Veranstaltung knapp skizziert und folgende Punkte geklärt werden: Termin, Dauer, Thema, Zielgruppe, Ablauf der Veranstaltung, Ort, Anreise, Honorar und eventuell die Höhe der Umsatzsteuer bzw. ob eine Über­nachtung notwendig ist. Zusätzlich sollten weitere Rahmen­bedingungen an­gesprochen werden, etwa ob die Bühne für Theatervorstellungen groß genug ist, welche Geräte, Anschlüsse, Lichtverhältnisse, Ma­terialien gebraucht werden oder welche Texte gelesen werden (das könnte für Bücher­tisch-Bestellungen interessant sein). Der Veranstalter wiederum sollte Namen, Adresse, Telefon­nummer und E-Mail-Adresse hinterlassen und Zeiten nennen, zu de­nen er leicht erreichbar ist.

Überlegen werden kann in diesem Zusammenhang auch, ob JournalistInnen, Bürgermeister oder Bürgermeisterin oder aber Prominente gebeten werden sollen, Veranstaltung einzumoderieren. Auch hier sollten Termin und Rahmenbedingungen frühzeitig fixiert werden.

Veranstaltungsbestätigung

Es empfiehlt sich, eine schriftliche Zusammenfassung von Termin, Ort, Dauer, Thema, Honorar, AnsprechpartnerIn, Übernachtungs- und Reisemodalitäten und eventuell benötigten Ma­teri­alien an den Künstler oder die Künstlerin zu schicken und um schriftliche Bestätigung zu bitten. Der Künstler oder die Künstlerin freut sich außerdem über eine Anreisebeschreibung, genaue An­gaben zum Veranstaltungsort und einen Stadtplan. Kaum in der Praxis verwendet werden Lesungsverträge; dennoch schaffen diese – vor allem bei einer unvorhergesehenen Absage – eine weitaus größere Verbindlichkeit als etwa nur eine Lesungsbestätigung.